Regulamin rezerwacji i korzystania z obiektu „Willa Europa” przy ul. Matejki 25 w Izabelinie C

I. Definicje:

Zawsze, jeżeli użyte zostały w tekście Regulaminu niżej wymienione terminy należy je rozumieć następująco:

1. Willa Europa [dalej: Willa lub obiekt] – nieruchomość, budynek i wyposażenie znajdujące się pod adresem ul. Matejki 25, 05-080 Izabelin C;
2. Administrator – Urząd Gminy Izabelin z siedzibą przy ul. 3 Maja 42, Izabelin C, 05-080 Izabelin zarządzająca „Willą Europa”;
3. Koordynator Willi Europa [dalej: Koordynator] – wyznaczony pracownik Wydziału Gospodarki Komunalnej;
4. Rezerwujący – osoba prawna, osoba fizyczna lub inny podmiot, który dokona rezerwacji przestrzeni obiektu za pośrednictwem elektronicznego kalendarza rezerwacji dostępnego na stronie Administratora https://www.willa.izabelin.pl;
5. Użytkujący – osoba prawna, osoba fizyczna lub inny podmiot, któremu Administrator odda w użytkowanie przestrzeń obiektu.
6. Wydarzenie ­– warsztaty, spotkania, szkolenia, wydarzenia, pokazy, kongresy, koncerty kameralne itp. organizowane przez Rezerwującego i/lub Użytkującego.
7. Przedział godzinowy rezerwacji –  dostępność zarezerwowanej przestrzeni Willi dla Rezerwującego lub Użytkującego uwzględniająca czas potrzebny na przygotowanie Wydarzenia, Wydarzenie i prace porządkowe po jego zakończeniu.
8. Uczestnik – podmiot prawny lub osoba fizyczna biorąca udział w Wydarzeniu organizowanym przez Rezerwującego lub Użytkującego na terenie obiektu.
9. Regulamin obiektu [dalej: Regulamin] – przepisy określone przez Administratora, zawierające w szczególności zasady wstępu do obiektu oraz zasady korzystania z zarezerwowanej przestrzeni Willi i dostępnego sprzętu.

 II. Postanowienia ogólne:

1. Administratorem obiektu jest Urząd Gminy Izabelin z siedzibą przy ul. 3 Maja 42, Izabelin C, 05-080 Izabelin.
2. „Regulamin rezerwacji Willi Europa”, zwany dalej Regulaminem określa warunki oraz zasady, na których można dokonać rezerwacji i użytkować przestrzeń w budynku „Willi Europa” przy Matejki 25 w Izabelinie C.

 III. Główne założenia:

1. Rezerwacja Willi adresowana jest w szczególności do organizacji, grup nieformalnych i instytucji oraz podmiotów działających lub mających swoją siedzibę na terenie Gminy Izabelin. Wyróżniane będą również działania podmiotów spoza obszaru, ale kierowane do mieszkańców Gminy Izabelin.
2. Przestrzeń Willi udostępniana jest nieodpłatnie w przypadku Wydarzeń, których bezpośrednimi odbiorcami będą mieszkańcy Gminy Izabelin. Realizacja Wydarzenia nie będzie dodatkowo dofinansowana przez Administratora.
3. Odpłatne udostępnienie Willi obejmuje wykorzystanie Wilii na Wydarzenia inne niż określone w ust. III pkt 1 i podlega bezpośredniej decyzji Wójta Gminy Izabelin. Udostępnienie nastąpi w formie najmu, określonego odrębnymi zasadami.
4. Artykuły spożywcze (np. kawa, herbata, cukier itp.), Użytkujący zapewnia we własnym zakresie.
5. Za przedmioty, w tym artykuły spożywcze pozostawione w obiekcie, Administrator nie ponosi odpowiedzialności.
6. Od uczestników działań prowadzonych w oparciu o udostępnioną przestrzeń i sprzęt, Użytkujący nie może pobierać opłat. Podczas udostępnienia nie może być prowadzona sprzedaż bezpośrednia.
7. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za program, przebieg i merytoryczną zawartość Wydarzenia oraz za dobór i skład Uczestników, a w szczególności za treści prezentowane podczas Wydarzenia oraz za wykorzystywane podczas Wydarzenia materiały i publikacje.
8. Realizowane Wydarzenia na terenie obiektu muszą być zgodne z prawem i z zachowaniem zasad współżycia społecznego.
9. Rezerwujący i/lub Użytkujący powinien zgłosić Administratorowi osobę odpowiedzialną za organizację Wydarzenia, na co najmniej 24 godziny przed jego rozpoczęciem. Zgłoszenia należy dokonać do Koordynatora na adres e-mail: willa@izabelin.pl.
10. W pomieszczeniach Willi obowiązuje bezwzględny zakaz palenia papierosów i stosowania innych używek.

IV. Zasady rezerwacji obiektu

1. Rezerwacji obiektu dokonać można za pośrednictwem elektronicznego kalendarza rezerwacji dostępnego na stronie willa.izabelin.pl w zakładce „REZERWACJA WILLI EUROPA”.
2. Na Wydarzenia weekendowe rezerwacji dokonać można do piątku poprzedzającego planowane Wydarzenie, do godz. 15:00 (po tej godzinie nie będą generowane kody dostępu).
3. Przestrzeń Willi udostępniana jest od poniedziałku do niedzieli 8:00-21:00.
4. Przedział godzinowy rezerwacji powinien obejmować:
   – czas potrzebny na przygotowanie Wydarzenia,
   – Wydarzenie,
   – uporządkowanie przestrzeni po zakończeniu Wydarzenia.
5. Infrastruktura przestrzeni:
   – Wejście z podjazdem dostosowanym dla osób z niepełnosprawnością ruchową;
   – WC dostosowane dla osób z niepełnosprawnością ruchową;
   – WC nie dostosowane dla osób z niepełnosprawnością ruchową, półpiętro, wejście po schodach;
   – Kuchnia dostosowana dla osób z niepełnosprawnością ruchową, w pełni wyposażona.
6. Spis wyposażenia obiektu stanowi osobny dokument dostępny bezpośrednio u Koordynatora „Willi Europa”.
7. Wydarzenia niezgodne z niniejszym Regulaminem lub brakiem uzupełnionego w elektronicznym kalendarzu rezerwacyjnym opisu Wydarzenia, będą anulowane przez Koordynatora.
8. W przypadku dokonania zgłoszenia Administratorowi przez osoby zewnętrzne lub uczestników Wydarzenia o łamaniu Regulaminu, Administrator zastrzega sobie prawo do przerwania Wydarzenia.

V. Odwołanie rezerwacji

4. Rezerwujący i/lub Użytkujący może odwołać dokonanej rezerwacji kontaktując się z Koordynatorem, e-mail: willa@izabelin.pl, tel. kontaktowy: 22 722 86 24, w dni powszednie, w godz. 8:00 – 16:00.

VI. Obowiązki Administratora

4. W ramach użyczania przestrzeni Administrator zobowiązuje się udostępnić posiadany sprzęt, w tym zastawy naczyń, drobnego agd, sprzętu zaplecza kuchennego, krzeseł, stołów.

VI. Obowiązki Użytkującego

1. Użytkujący zobowiązany jest w okresie uzgodnionym podczas rezerwacji przestrzeni:
   – do zadbania we własnym zakresie o przygotowanie miejsca oraz sprzętu niezbędnego do realizacji działań.
   – do użytkowania sprzętu i obiektu zgodnie z zasadami BHP i PPOŻ.
   – do uporządkowania przestrzeni oraz pozostawienia wypożyczanego sprzętu w stanie niezniszczonym, wynikającym z normalnego zużycia.
   – do przestrzegania zasad zapisanych w niniejszym Regulaminie udostępnienia „Willi Europa” przy ul. Matejki 25 w Izabelinie C.
2. Za działania i zaniechania osób, które przebywają w obiekcie za zgodą Użytkującego, Użytkujący odpowiada jak za własne działania i zaniechania.
3. Rezerwujący i Użytkujący nie mają prawa wynajmowania, użyczania lub udostępniania Willi jakiemukolwiek podmiotowi trzeciemu.
4. W przypadku, gdy Użytkujący, którykolwiek z jego pracowników lub osób działających z jego upoważnienia zgubi, zniszczy lub w inny sposób utraci jakiekolwiek klucze, karty magnetyczne lub inne urządzenia umożliwiające wstęp na teren obiektu, Użytkujący jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić Administratora o takim zdarzeniu. Użytkujący poniesie koszty związane z odtworzeniem utraconych przedmiotów.
5. W przypadku, gdy Użytkujący, którykolwiek z jego pracowników lub osób działających z jego upoważnienia zniszczy sprzęt lub stłucze zastawę, jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić Administratora o takim zdarzeniu wraz z dokładnym wskazaniem jaki przedmiot został utracony lub zniszczony. Koszty naprawy lub zakupu utraconych przedmiotów ponosi Użytkujący na podstawie faktur za usługę lub zakup zniszczonego wyposażenia przedstawione przez Administratora.
6. Użytkujący nie ma prawa dokonywać jakichkolwiek zmian w obiekcie.

VII. Inne warunki

1. Administrator zastrzega sobie możliwość wprowadzenia zmian w Regulaminie.
2. Pytania należy kierować na adres e-mail: willa@izabelin.pl.
3. W przypadku łamania zasad określonych w niniejszym regulaminie przewiduje się możliwość odmowy dalszego i ponownego użytkowania powierzchni Willi.
4. Jeśli Wydarzenia, na które udostępniane są pomieszczenia Willi są skierowane do osób nieletnich, Rezerwujący i/lub Użytkujący bierze na siebie pełną odpowiedzialność za uczestników. Wyżej wymienione Wydarzenia muszą się odbywać pod opieką osób pełnoletnich.